Eine erste Nachricht zur DSGVO ereilte den Lübecker Marathon e. V. Ende März 2018 vom LSV SH. Bis dahin hatte niemand etwas von der Datenschutzgrundverordnung gehört, die jedoch bereits 2016 in der EU verabschiedet worden war. Dem LMV ging es jedoch nicht alleine derart. Viele Mails und Postsendungen haben jeden von uns in den letzten Tagen erreicht und kommen immer noch an. Datenschutz war den Verantwortlichen auch vor der Einführung der DGSVO wichtig, allerdings musste dieser nunmehr an die neuen Bestimmungen angepasst werden. Dieses haben wir mit Hochdruck getan.
Bitte nehmt Euch ein wenig Zeit, um zu erfahren, wie die Verantwortlichen im LMV mit dem Datenschutz umgehen . . .
1.
Die Datenschutzerklärung für die Nutzung dieser Internetpräsenz wurde an die neuen Bestimmungen angepasst und ist linksseitig über die Quicklinks zu erreichen.
Unsere Internetseite selbst "räumen wir derzeit auf", um ältere Datenbestände zu löschen. Um nicht weiterhin gänzlich abgeschaltet zu sein, haben wir daher einige Bereiche derzeit gesperrt, bei denen wir noch nicht alle Berichte durchgeschaut haben. Unsere Facebook- Präsenz werden wir im Anschluss beleuchten und sodann nach Erfüllung aller rechtlichen Fragen wieder frei schalten.
2.
Gleichwohl der LMV nicht gesetzlich verpflichtet ist, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, hat der Vorstand im Sinne eines solchen den Geschäftsführer mit den Fragen rund um den Datenschutz betraut. Etwaige Fragen zum Thema können an diesen gerichtet werden. Zudem wird er bei entsprechenden Anfragen die Betroffenen- Rechte bearbeiten. Für diese Aufgabe haben wir aufgrund einer bestehenden Vertretungsregelung (durch die Sportwartin) für längere Abwesenheiten eine gesonderte Mailadresse eingerichtet:
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Eine "externe Lösung" würde den LMV jährlich zwischen 500 - 1.000 € kosten. Diese Kosten wollen wir zum Wohl unserer Vereinsmitglieder vermeiden.
3.
Für Vereinsmitglieder wurde eine Datenschutzerklärung erstellt. Diese könnt Ihr
hier nachlesen. Zudem sind inzwischen alle Datensätze des Mitgliederbestandes nochmals durchgeschaut worden, um auch im Sinne der durch die DSGVO vorgegebenen ´Datenminimierung´ Sicherheit zu haben. Wir speichern von unseren Mitgliedern nur das, was wir tatsächlich benötigen (!).
4.
Aufgrund der Aufgabenteilung im LMV wurde am 08.05.2018 die sogenannte "Vereinbarung gemeinsam Verantwortlicher im Lübecker Marathon e.V. zugleich Verarbeitung unter Aufsicht des Verantwortlichen gem. Art. 26, 29 DSGVO" nach Vorlage durch den Beauftragten und Überarbeitung im Vorstand verabschiedet. Was sich hinter einer solchen Formulierung verbirgt ist kein Geheimnis und kann
hier nachgelesen werden. Letztendlich stellt die Vereinbarung unsere eigene "Datenschutzrichtlinie" dar, in der festgelegt ist, wer von den Verantwortlichen wie und wann mit Daten umzugehen hat / darf.
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5.
Damit Fotos in Zukunft nicht so aussehen, sind wir auf Eure Mitarbeit angewiesen. Gerne berichten wir auch weiterhin von den Erfolgen und den Events in und mit dem LMV. Hierzu haben uns auch in der Vergangenheit verschiedene Mitglieder immer mal wieder Bilder zur Verfügung gestellt und allein damit ihr Einverständnis zur Veröffentlichung erteilt.
Wir selbst dürften nunmehr ein solches Bild erst nach einer schriftlichen Einwilligungserklärung mit den -7- Beteiligten überhaupt aufnehmen.
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Aber auch wenn uns diese zugesandt werden, sind wir in der Beweispflicht einer Einwilligungserklärung nach der DSGVO. Auch hierfür haben wir inzwischen mit unserem Beauftragten eine Lösung erarbeitet. Nähere Informationen findet Ihr
hier . . .
6.
Obwohl der LMV mit unter 250 Mitgliedern einem Kleinstunternehmen nach der DSGVO gleicht und wir daher nicht verpflichtet sind, haben wir ein nach der DSGVO sog. "Verzeichnis über Verarbeitungstätigkeiten" begonnen. Wir sind schließlich positiv eingestellt und erwarten in den nächsten Jahren auch weiteren Zuwachs im LVM. Das Verzeichnis ist in seiner äußeren Form noch nicht ausgereift und umfasst derzeit in elektronischer Form die einzelnen Tätigkeiten der Datenverarbeitung. In naher Zukunft werden wir unseren Mitgliedern auch dieses vorstellen können, spätestens wenn wir die Anzahl von 250 Mitgliedern erreicht haben.
Für alle, die auch mit dem Thema vertraut sind, sei der Vollständigkeit halber zudem erwähnt, dass wir auch inzwischen entsprechende Verträge mit unseren nach DSGVO sog. ´Auftragsverarbeitern´ geschlossen haben. Das sind derzeit die Buhl Data Srvice GmbH, über dessen Programm "Mein Verein" unsere Vereinsverwaltung läuft und die 1und1 Internet SE, die den Server für unsere Internetpräsenz sowie die Vereinsmailadressen zur Verfügung stellt.
7.
Über diese Maßnahmen hinaus, hat sich der Vorstand im Rahmen einer ca. 2 1/2 stündigen Sitzung im Rahmen einer internen Fortbildung ausgiebig mit den Bestimmungen der DSGVO beschäftigt. Ein Termin für eine Fortbildung durch den Beauftragten mit den ÜbungsleiterInnen ist bereits gefunden und wird in den kommenden Tagen durchgeführt.
Insgesamt können wir mit heutigem Stand vermerken, dass der LMV seiner Verantwortung nach bestem Wissen nachgekommen ist und die Mitglieder auf entsprechende Datensicherheit vertrauen können. Wir werden weiterhin am Thema bleiben, die Verantwortlichen haben sich hierzu folgende Präambel in ihre Vereinbarung geschrieben:
Präambel
Der Lübecker Marathon e. V. muss für satzungsgemäße Zwecke personenbezogene Daten erheben, speichern und verarbeiten. Die handelnden Personen des Lübecker Marathon e.V. sind sich dieser Verantwortung bewusst und gehen äußerst sensibel und im Sinne der am 25.05.2018 in Kraft tretenden DSGVO als dort benannter „Verantwortlicher“ mit anvertrauten Daten um.
Insbesondere verarbeitet der Lübecker Marathon e.V. keine Daten aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, keine Inhalte von genetischen Daten, biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person.
