Der LMV . . .

begrüßt Euch auf seiner Internetseite.

Wir bieten die Sportarten Laufen, Walken, Fitness, Tischtennis und Drachenboot- Paddeln an. Zudem sind wir der Veranstalter des Stadtwerke Lübeck Marathons 

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Diese Datenschutzerklärung des Lübecker Marathon e.V., beinhaltet gemäß Art. 13 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) die „Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person“ als Vereinsmitglieder.

 

Präambel

Der Lübecker Marathon e. V. muss für satzungsgemäße Zwecke personenbezogene Daten erheben, speichern und verarbeiten. Der Vorstand des Lübecker Marathon e.V. sowie dessen Verantwortliche sind sich dieser Verantwortung bewusst und gehen äußerst sensibel mit anvertrauten Daten um. Insbesondere verarbeitet der Lübecker Marathon e.V. keine Daten aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, keine Inhalte von genetischen Daten, biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person.  

 

1.   Verantwortlich im Sinne des Datenschutzes

Lübecker Marathon e.V.
Bei den Tannen 16
23569 Lübeck
Tel.: 0174 - 3319785
Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!                                  vertreten durch
 

1. Vorsitzender                sowie                                     2. Vorsitzender

zurzeit:                                                                        zurzeit:
Klaus Ziele                                                                   Martin Liebschwager
c/o Lübecker Marathon e.V.                                           c/o Lübecker Marathon e.V.
Bei den Tannen 16                                                        Diemengang 17
23569 Lübeck                                                               23569 Lübeck
Mail:Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!                                Mail:Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Gleichwohl der Lübecker Marathon e. V. gem. Art 37 DSGVO nicht gesetzlich verpflichtet ist, wird sinngemäß zu den Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten mit diesen der Geschäftsführer beauftragt:

zurzeit:
Norman Ziele
c/o Lübecker Marathon e.V.
Geleitweg 53
23569 Lübeck
Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Anfragen insbesondere zum Auskunfts- (Art 15 DSGVO), Berichtigungs- (Art 16 DSGVO), Löschungs- (Art. 17 DSGVO) und Widerspruchsrechts (Art. 21 DSGVO) sowie alle weiteren Fragen im Sinne des Datenschutzrechts sind vorrangig an den Beauftragten zu richten.

 

2.   Datenerhebung gem. Art 6, Abs. 1, Buchstabe b DSGVO

Mit Vereinsbeitritt beim Lübecker Marathon e.V., im weiteren LMV genannt, werden mittels Beitrittsformular folgende Daten erhoben:

  • Name, Vorname, Geburtsdatum und -ort
  • Anschrift, Telefonnummer(n), E- Mail- Adresse
  • Bankverbindung / Lastschriftmandat / Zahlungsweise
  • Beitrittsdatum
  • Trainings-/ Sportgruppe, aktive / passive Mitgliedschaft 

Bei Kindern und Jugendlichen werden vom Verein zusätzlich folgende Daten der/eines Personensorgeberechtigten erhoben:

  • Name, Vorname des Sorgeberechtigten
  • Anschrift
  • Bankverbindung
  • Telefonnummer(n)
  • E- Mail- Adresse

Bei Vereinsbeitritt mehrerer Familienangehöriger im Sinne des Familienbeitrags des LMV werden von jeder Person die vorgenannten Daten erhoben. Darüber hinaus erfolgt eine geeignete Verknüpfung der Datensätze, um den Familienbeitrag festlegen zu können.

Ferner werden den Datensätzen der Mitglieder folgende personenbezogene Daten zugeordnet:

  • Funktion im Verein (z.B. Vorstand / Übungsleiter)
  • Übergeordneter Übungsleiter
  • Zugehörigkeit Fachverbände

Die vorgenannten personenbezogenen Daten der Vereinsmitglieder werden in dem bereitgestellten Vereinsprogramm MeinVerein erfasst und auf einem Server der Buhl Data Service GmbH gespeichert. Dabei werden jedem Vereinsmitglied eine Mitgliedsnummer sowie eine SEPA Lastschriftmandatsnummer zugeordnet. Die Buhl Data Service GmbH nimmt hierbei die Auftragsdatenverarbeitung gem. und unter Beachtung Art. 28 DSGVO wahr. Die Datenschutzgrundsätze für die Software MeinVerein sind unter https://app.meinverein.de/about/privacy abrufbar. Als Hinweis sei neben den dort beschriebenen Schutzvorkehrungen hier angemerkt, dass sich die Buhl Data Service GmbH insbesondere zu folgendem verpflichtet, Zitat:


Keine Weitergabe an Dritte
Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt ohne Ihre Einwilligung nur dann, wenn wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind, z.B. bei Vorliegen eines entsprechenden Gerichtsbeschlusses.

Über die Schutzvorkehrungen der Buhl Data Service GmbH hinaus werden vereinsintern durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen alle personenbezogenen Daten vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt.

Nach Art 6, Absatz 1, Buchstabe b DSGVO ist die Verarbeitung personenbezogener Daten rechtlich zulässig, wenn die Datenverarbeitung zur Erfüllung eines Vertragsverhältnisses erforderlich ist. Mit Beitritt in den LMV mittels Beitrittsformular kommt ein solches Vertragsverhältnis zwischen dem LMV und dem um Beitritt ersuchenden Mitglied zustande. Für diesen Vertragsabschluss ist die vorgenannte Aufnahme und Speicherung / Verarbeitung der vorgenannten Daten zwingend erforderlich. Ohne Nennung / Abgabe der vorgenannten Daten ist eine Mitgliedschaft im Lübecker Marathon e. V. nicht möglich.

Die Erhebung weiterer personenbezogener Daten über die vorgenannten hinaus unterliegen nicht dem Vertragsverhältnis der Mitgliedschaft und bedürfen aufgrund dessen der schriftlichen Einwilligungserklärung unter Beachtung des Art 7 DSGVO.

 

3.   Zweck der Datenerhebung, Datenverarbeitung und Datennutzung

Die in der Beitrittserklärung aufgeführten personenbezogenen Daten werden für Zwecke der Vereinsverwaltung erhoben, gespeichert und verarbeitet. Die Aufgabenverteilung im Sinne der Datenschutzbestimmungen richtet sich hierbei nach der am 08.05.18  mit Vorstandsbeschluss erstellten „Vereinbarung gemeinsam Verantwortlicher im LMV, zugleich Handeln auf Anweisung des Verantwortlichen gem. Art 26, 29 DSGVO“.  Automatisierten Zugriff auf die über den Server der Buhl Data GmbH gespeicherten Daten haben hierbei nur folgende Funktionen im LMV:

  • 1. Vorsitzende(r)
  • 2. Vorsitzende(r)
  • Geschäftsführer(in)
  • Kassenwart(in)

Die Daten werden nur zur Erfüllung des satzungsgemäßen Zwecks des LMV verwendet oder bei Erfordernis des satzungsgemäßen Vereinszwecks weitergegeben. Zu diesen Zwecken gehören insbesondere

  • Führung des Mitgliederbestandes
  • Erfüllung der Beitragsordnung
  • Verwaltung Mitgliedsausweise
  • Einladungen für satzungsgemäße Versammlungen und Vereinsveranstaltungen
  • Zuordnung der Mitglieder zu Fachverbänden
  • Vorschlagswesen Sportlerehrungen

In seltenen und unregelmäßigen Abständen, insbesondere vor Abgabe der jährlichen Meldung der Mitglieder an den Landessportverband Schleswig- Holstein, erfolgt ein Abgleich des Mitgliederbestandes mit den SportübungsleiterInnen der einzelnen Sportgruppen, um die Mitglieder den Fachverbänden zuordnen zu können. Hierbei erfolgt kein Zugriff auf den automatisierten Datenbestand durch die SportübungsleiterInnen. Für den entsprechenden Abgleich werden folgende Daten der Mitglieder verwendet:

  • Name, Vorname
  • Geburtsdatum

 

4.   Weitergabe von Daten

a. Als Mitglied des Landessportverbandes Schleswig- Holstein e.V. und Mitglied in weiteren Landesfach- und Sportverbänden ist der LMV verpflichtet, ggf. personenbezogene Daten seiner Mitglieder an diese Verbände zu melden. Bei einer möglichen Teilnahme an nationalen oder internationalen Sportwettkämpfen kann dies auch die Weitergabe von Daten an weitere Landesfachverbände, Vereine, Sportorganisationen, ausländische Vereine und Organisationen sowie ausländische Fachverbände betreffen.

 

b. Wünschen mehrere Mitglieder des LMV eine (auch gemeinsame) Anmeldung zu einer Sportveranstaltung durch die auf den Datenbestand zugriffsberechtigten Personen (z. B. Sammelanmeldung Laufveranstaltung), erteilen sie einem Ansprechpartner, z. B. Sportübungsleiter, eine entsprechende Einwilligung in die Datenübermittlung an den Ausrichter. Vorgenannter Ansprechpartner ist für das Vorliegen der jeweiligen Einwilligungserklärungen verantwortlich, so dass eine Übermittlung durch den LMV außerhalb der Datenschutzerklärung erfolgen kann.

 

c. Bei einer möglichen Teilnahme von Mitgliedern des LMV an Fortbildungsveranstaltungen, z. B. Übungsleiterlizenz, Laufbegleiterlizenz, u. ä. erfolgen bei Anmeldung der / des Mitgliedes/r über den LMV entsprechende Datenübermittlungen an den Ausrichter im Rahmen der Anmeldung.

 

d. (Nur) Bei Eintritt eines Schadensfalls, für welche Mitglieder über den LMV versichert sind und eine Regulierung erbeten, erfolgt die Weitergabe von Daten an den Versicherer.

 

Der LMV verpflichtet sich zu a. - d. nur die jeweils notwendigen/erforderlichen Daten zu übermitteln. Dies können insbesondere sein:

  • ggf. Name, Vorname
  • ggf. Alter / Geburtsdatum
  • ggf. Anschrift
  • ggf. Mitgliedsnummer
  • ggf. besondere Wettkampf- / Lehrgangsteilnahmedaten, wie z. B. Startpassnummer

Bei Mitgliedern mit besonderen Aufgabenstellungen, wie z. B. Vorstandsmitgliedern, AbteilungsleiterInnen, ÜbungsleiterInnen, vom LMV beauftragte Personen u. ä. werden ggf. weitere Daten übermittelt:

  • ggf. Telefonnummer
  • ggf. E- Mail- Adresse
  • ggf. Funktion im LMV

 

5.   Dauer der Datenspeicherung

Die personenbezogenen Daten werden nur für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert, sie werden i. S. Art 17 DSGVO aus dem Mitgliederverwaltungsprogramm gelöscht, wenn die Mitgliedschaft im LMV erloschen ist (§ 6 der Vereinssatzung) und das Mitglied alle Pflichten dem Verein gegenüber erfüllt hat (z. B. Zahlung von ausstehenden Vereinsbeiträgen, Rückgabe Vereinseigentum u. ä.).

Gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen werden personenbezogene Daten, die die Kassenverwaltung betreffen, bis zu zehn Jahre ab dem Vereinsaustritt aufbewahrt. Sie werden gesperrt und sind nicht im Mitgliederverwaltungsprogramm gespeichert.

Die Speichernotwendigkeiten der Daten wird quartalsweise überprüft, nicht notwendige Daten werden sodann sofort gelöscht.  

 

6.   erweiterte Datenerhebung durch Einwilligung

Der LMV betreibt verschiedene Publikationen (z. B. Homepage, Facebook) und hat an einer aktiven Mitarbeit der Mitglieder ein berechtigtes Interesse. Veröffentlichungen zu Geschehnissen im und mit dem LMV sind jedoch meist nur unter Nutzung von personenbezogenen Daten möglich. Ferner unterrichtet der LMV mittels unregelmäßig erscheinendem Newsletter seine Mitglieder über anstehende Veranstaltungen und allgemeine Themen außerhalb der Satzungszwecke. Werbung wird hierbei nicht versendet (!).

Zu diesem Zweck erhobene Daten unterliegen nicht dem Vertragsverhältnis als Mitglied im LMV. Für die Erhebung und Nutzung derartiger Daten ist aufgrund dessen eine gesonderte Einwilligungserklärung unter Beachtung der Bestimmungen des Art. 7 DSGVO erforderlich. Diese treffen die Mitglieder im LMV freiwillig.

 

a. Der unregelmäßig erscheinende Newsletter wird über einen Programmteil der Homepage unter www.hl-marathon-verein.de erstellt und versendet. Dieser basiert auf der Bearbeitungs- Plattform Joomla und wird über einen Server im Rahmen des Hostings durch die 1&1 Internet SE betrieben. Für den Newsletter werden die jeweilige Mailadresse und die zugeteilte Mitgliedsnummer der Mitglieder auf dem Server gespeichert. Vereinsintern hat die Internet- Redaktion (Geschäftsführer) und im Rahmen der Vereinsvertretung bzw. Aufsicht der 1. Und 2. Vorsitzende Zugriff auf diesen Server. Mit Einwilligung in den Erhalt der Newsletter willigen Mitglieder in die Speicherung der Mailadresse wie beschrieben ein.    

 

b. Der LMV bzw. dessen Verantwortliche fertigen im Rahmen von Veranstaltungen, Trainingsstunden oder sonstigen Gelegenheiten des Vereinslebens digitale Lichtbilder. Diese dienen der Dokumentation des Vereinslebens und werden nur in solchen Situationen gefertigt, die nicht geeignet sind, Personen schädlich zu stellen.  Die digitale Speicherung von Lichtbildern mit erkennbaren Personen stellen u. a. aufgrund der durch Kameras hinzu gefügten Einzelheiten (sog. EXIF- Daten) personenbezogene Daten dar.

Mit entsprechender Einwilligungserklärung gestatten die Mitglieder des LMV das Anfertigen und die anschließende Speicherung von digitalen Lichtbildern.

 

c. Um das Vereinsleben des LMV in der Öffentlichkeit darzustellen, das Interesse bei potentiellen zukünftigen Mitgliedern zu wecken oder auch zur Würdigung besonderer sportlicher Leistungen nutzt der LMV seine Onlineauftritte (Homepage / Facebook). Hierbei sollen teils die unter b. genannten Lichtbilder genutzt werden. Ferner werden im Zusammenhang mit entsprechenden Neuigkeiten / Posts über z. B. sportliche Leistungen die Namen betreffender Personen genannt.

Die Onlineredaktion des LMV beschränkt sich bei entsprechenden Veröffentlichungen stets auf Vornamen der Mitglieder des LMV sowie auf sportliche Leistungen (z. B. Bestzeiten) bzw. besondere Tätigkeiten (z.B. Auftritt Orgateam, Teilnahme an Laufveranstaltungen), außer bei denen unter d. genannten Personen, deren vollständige Namen bereits veröffentlicht sind. Bei diesen können auch Vor- und Zunamen genutzt werden.  

Zu jeder Veröffentlichung erfolgt eine Absprache der Onlineredaktion mit den Betroffenen auf verschiedenen Kommunikationswegen, einer Schriftform zu jedem Einzelfall bedarf es dabei nicht. Die vorgenannte Absprache kann unterbleiben, wenn der Betroffene selbst einen entsprechenden Text, ggf. mit einem Lichtbild, der Redaktion zukommen lässt. Ferner kann eine Absprache im Einzelfall bei Vorstandsmitgliedern sowie Mitgliedern des Orgateams Marathon im Rahmen dieser Tätigkeiten unterbleiben.

Mit entsprechender Einwilligungserklärung stimmen die Mitglieder des LMV bzw. die weiteren benannten Personenkreise der Veröffentlichung von Daten auf den Onlineauftritten des LMV unter beschriebenen Bedingungen zu.

 

d. Um die Kontaktaufnahme für am LMV interessierte Menschen sowie für Vereinsmitglieder zu vereinfachen, stellt der Verein entsprechende Kontaktdaten der Verantwortlichen auf seiner Internetpräsenz der Öffentlichkeit zur Verfügung. Darüber hinaus werden Kontaktdaten der Vorstandsmitglieder auf dem Geschäftspapier für jegliche Briefpost sowie in der sog. Begrüßungsmappe für neu eingetretene Mitglieder veröffentlicht. Zur Abrundung des Gesamtkonzeptes veröffentlicht der LMV ferner die Namen der Mitglieder des Orgateams Marathon auf der Veranstaltungsseite des Lübeck Marathon.

Mit entsprechender Einwilligungserklärung stimmen Personen mit besonderen Aufgaben im LMV der Veröffentlichung der Daten wie beschrieben zu.  

 

7.   sonstige Hinweise

Tauschen Mitglieder des LMV, z. B. innerhalb von Sportgruppen, entsprechende Kommunikationsdaten für eine Verständigung untereinander aus, so unterliegen diese Erhebungen und Speicherungen nicht der Datenschutzerklärung des LMV. Die handelnden Personen sind für entsprechende gegenseitige  Einwilligungserklärungen eigenverantwortlich. Dies gilt auch für SportübungsleiterInnen, Sportgruppenverantwortliche, Mitglieder des Orgateams Marathon und sonstige Verantwortliche.

Gleiche Regelung gilt für untereinander erstellte, gespeicherte oder übermittelte Lichtbilder, Videos und ähnliche Medien sowie alle der DSGVO unterliegenden Daten, die Mitglieder ohne Zutun des Vorstandes und ohne Zugriff auf die Mitgliederverwaltung austauschen.  

 

8.   Mitgliederrechte


Mitglieder im LMV haben das Recht auf 

 

  • Auskunft des Vereins über ihrer/seiner gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)

  • Berichtigung ihrer/seiner gespeicherten Daten (Art. 16 DSGVO)

  • Löschung ihrer/seiner gespeicherten Daten (Art. 17 DSGVO), sofern nicht Art 6, Abs. 1, Buchstabe b DSGVO (Vertragsverhältnis), Art. 6, Abs 1, Buchstabe c (rechtliche Verpflichtung) oder Art 6, Abs. 1, Buchstabe f DSGVO (Wahrung berechtigter Interessen) betroffen ist

  • Einschränkung der Datenverarbeitung ihrer/seiner Daten (Art. 18 DSGVO)

  • Widerspruch gegen eine Datenverarbeitung ihrer/seiner Daten (Art. 21 DSGVO)

  • Widerspruch gegen eine Datenübermittlung ihrer/seiner Daten (Art. 21 DSGVO)

  • Jederzeit Widerruf der Einwilligung weitere personenbezogener Daten zu erheben, zu verarbeiten und zu verwenden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung dieser Daten bis zum Widerruf bleibt davon unberührt.

 

Die Wahrnehmung dieser Rechte ist dem Vorstand, in Funktion dem Geschäftsführer und damit dem Beauftragten i. S. des Datenschutzes, schriftlich mitzuteilen. 

Mitglieder haben jederzeit ein Beschwerderecht (Art 77 DSGVO) bei der zuständigen Behörde in Schleswig- Holstein: 

Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig- Holstein (ULD)
Holstenstraße 98, 24103 Kiel
Tel:      0431 / 988-1200
Fax:     0431 / 988-1223
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

 

9.   Übergangsregelungen

Die DSGVO enthält aus hiesiger Sicht keine eindeutigen Regelungen zu Datenbeständen, die vor Inkrafttreten erhoben bzw. gespeichert wurden. Der LMV verpflichtet sich, alle zuvor gespeicherten Daten auf nunmehr vorliegende Datenschutzerklärung abzugleichen und die Mitglieder des LMV über gleiche zu informieren.

 

 

Für den Vorstand
Norman Ziele
Geschäftsführer         
Beauftragter für Datenschutzbestimmungen                                               
Lübeck, im Mai 2018

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